Privacyverklaring

AVG – privacyverklaring

Versie:  1.0          (mei 2018)

  1. Inleiding

Dit is de privacyverklaring van de Gereformeerde Stichting Vakantiekring De Oase (GSV).

In deze verklaring verschaft de GSV informatie over de persoonsgegevens die worden verwerkt van betrokkenen in het kader van alle dienstverlening en de websites van de GSV.

De GSV gaat zorgvuldig met uw gegevens om en zorgt ervoor dat elke verwerking voldoet aan de toepasselijke wet- en regelgeving.

 

Deze privacyverklaring is voor het laatst gewijzigd op 31 mei 2018. Principiële wijzigingen in deze privacyverklaring wordt u per e-mail of anderszins elektronisch op de hoogte gebracht.

 

  1. Wanneer is deze privacyverklaring van toepassing?

Deze privacyverklaring is van toepassing op alle persoonsgegevens die de GSV verzamelt en verwerkt van betrokkenen in het kader van de aangeboden diensten en vakantieweken, het gebruik van de app en/of het bezoeken van onze websites.

 

Door het  afnemen van onze diensten en vakantieweken, het gebruiken van de app en/of het bezoeken van onze websites geeft u toestemming aan de GSV om uw persoonsgegevens – in overeenstemming met deze privacyverklaring – te verwerken.

 

Als u jonger bent dan 16 jaar, mag u slechts uw persoonsgegevens aan de GSV verstrekken indien één van uw ouders of een wettelijke vertegenwoordiger die deze privacyverklaring heeft gelezen, en ons hiervoor – namens u – toestemming geeft. Wij verzoeken u daarom geen gegevens aan ons te verstrekken indien u nog geen toestemming hebt gekregen.

 

Op onze website kunnen links naar andere websites staan. Wij zijn niet verantwoordelijk voor de inhoud of de privacy bescherming van deze websites. We adviseren dan ook om altijd de privacy statement van de betreffende website te lezen.

 

  1. Wie is verantwoordelijk voor uw gegevens?

De GSV – gevestigd in Bemmel en ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 41118912 – is de

verantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in deze privacyverklaring

 

  1. Welke gegevens verwerken wij en voor welk doel?

A-           Rechtsgrond:    Voor een goed bestuur van de stichting              :

de gegevens van de bestuursleden

Naam                                   Voornaam, voorletters, tussenvoegsel en achternaam

Woonadres                       Straat, huisnummer, postcode, plaats

Jaar van aantreden

Jaar van aftreden            Lid van het bestuur: Maximaal 3 periodes van 4 jaar.

Functie

Vast telefoonnummer

Mobiel telefoonnummer

E-mailadres

Burgerservicenummer Voor aanmelding bij de Kamer van Koophandel

Kopie paspoort                                Voor aanmelding bij de Kamer van Koophandel

Pasfoto                               Voor de website

 

B-           Rechtsgrond:    Voor een goede communicatie en verzorging van de gasten tijdens de vakantieweek:

                                               de gegevens  van de gasten

Naam                                  Voornaam, voorletters, tussenvoegsel en achternaam

Woonadres                       Straat, huisnummer, postcode, plaats

Telefoonnummer           Deze is van de gast of van iemand uit de achterban / zoon/dochter

E-mailadres                       Deze is van de gast of van iemand uit de achterban / zoon/dochter

Kerkelijke achtergrond De stichting heeft ten doel invaliden, chronisch zieken en eenzame bejaarden een vakantie te bieden, die leden van de Gereformeerde Kerken Vrijgemaakt – of van een samenwerkingsgemeente GKv en/of NGK en CGK – in Nederland zijn . Daarvoor is dit gegeven nodig!

Medisch zorgdossier      Om de zorgplicht naar vermogen te vervullen, zijn er zorgvrijwilligers (BIG-geregistreerd) aanwezig om de gasten te verzorgen en waar nodig medische handelingen toe te passen. Om dat zorgvuldig  te kunnen doen is er van elke gast een zorgdossier. Deze zorgdossiers worden uitsluiten in de betreffende vakantieweek gebruikt. Zij liggen – onbereikbaar voor derden – in het zorghotel. Na de vakantieweken worden deze nog drie jaar bewaard door de stichting, voor eventuele vragen van familieleden en/of artsen.

Medicatierollen              Gebruikte medicatierollen – met privacygevoelige informatie – worden verzameld en door de stichting professioneel vernietigd.

Geheimhouding               De vrijwilliger is verplicht tot geheimhouding van alle gevoelige informatie betreffende de stichting en de aldaar werkende personen,  en in het bijzonder de jaarlijkse aanwezige gasten; De vrijwilliger weet, dan wel hoort te weten, dat met name de medische gegevens van de gasten zeer vertrouwelijk zijn. Schending van deze geheimhouding leidt tot onmiddellijk ontslag van de vrijwilliger.

 

C-          Rechtsgrond:    Voor een goede verzorging van de gasten tijdens de vakantieweek:

                                               de gegevens  van de vrijwilligers

Naam                                   Voornaam, voorletters, tussenvoegsel en achternaam

Woonadres                       Straat, huisnummer, postcode, plaats

Geboortedatum              Vrijwilliger zijn eindigt bij de leeftijd van 72 jaar.

Functie                                Algemeen vrijwilliger, Zorgvrijwilliger (BIG) of zorgvrijwilliger ‘bevoegd en bekwaam’.

Telefoonnummer

Kerkelijke gemeente      De stichting De Oase heeft als basis het Gereformeerd (vrijgem)  kerkverband.  Vrijwilligers uit dit kerkverband kunnen zich aanmelden.

E-mailadres                       Nodig voor de verzending van informatie

IBAN-nummer                 Nodig voor het uitbetalen van de (reis)kostendeclaraties

Verstrekking NAW           Er wordt aan de vrijwilligers gevraagd of het bestuur de NAW-gegevens, telefoonnummer en e-mailadres  onderling mag delen, dit in verband met  het meerijden (carpoolen) naar de vergaderingen en naar het groepshotel in de vakantieweek. Daarbij is de mogelijkheid om ‘NEE’ in te vullen, voor diegene die dat niet wil.

 

D-           Rechtsgrond:    Voor een goede verzorging van de financiën van de Stichting:

                                               de volgende gegevens van : debiteuren, crediteuren 

Naam                                   Voornaam, voorletters, tussenvoegsel en achternaam

Woonadres                       Straat, huisnummer, postcode, plaats

E-mailadres                       Nodig voor de verzending van facturen en eventuele correspondentie

IBAN-nummer                 Nodig voor het betalen van facturen en declaraties

 

E-                      Rechtsgrond:         Voor een goede relatie met de donateurs (kerkelijke gemeenten uit het kerkverband van de Geref. Kerken (vrijgem),                                                                                                   de  vrijwilligers  en bestuursleden.

                                               de volgende gegevens voor het verzenden van een nieuwsbrief: 

 

Nieuwsbrieven                                 Deze worden verzonden via LaPosta, die ervoor zorgt dat de nieuwsbrieven in de ‘inbox’ van de geadresseerden terechtkomen

AGV                                                     Laposta voldoet volledig aan de eisen van de AVG.

Verwerkersovereenkomst         De stichting heeft een getekende verwerkersovereenkomst met LaPosta.

Servers van LaPosta                      Staan in Nederland.

 

F-            Gebruiksstatistieken website.

Binnen de website van de GSV worden geen gebruiksstatistieken geanalyseerd.  Bezoekers en/of gebruikers worden niet individueel gevolgd bij het surf- en clickgedrag. De gegevens in het contactformulier worden gebruikt ter identificatie en om contact op te kunnen nemen met de invuller van het formulier.

 

G-           Cookies website

Op onze websites maken wij geen gebruik van (functionele en analytische) cookies die door de browser worden opgeslagen op een apparaat, bijvoorbeeld een computer, tablet of telefoon.

 

5             Overig

 

  1. Bewaartermijn van de gegevens.

De GSV bewaart de  persoonsgegevens niet langer dan redelijkerwijs noodzakelijk, gezien de doeleinden waarvoor de gegevens zijn verzameld.

Om de diensten zo goed mogelijk aan te kunnen bieden, slaat de GSV de ingevulde persoonsgegevens op.

Hoe lang  de gegevens worden opgeslagen, wordt bepaald aan de hand van criteria:

  • Alles persoonsgegevens worden vernietigt na drie jaar;
  • Alle financiële gegevens na vijf jaar;

Vernietiging van de persoonsgegevens is na drie jaar, dit om eventuele zaken nadien te kunnen reconstrueren, mocht dat nodig zijn.

Vernietiging van de financiële gegevens is wettelijk vastgesteld op 5 jaar.

Van al deze bestanden worden intern door de GSV met een regelmaat back-ups gemaakt, welke worden geplaatst op een externe harde schijf of een usb-stick. Dit vindt plaats bij de bestuursleden thuis.

 2.    Recht van verzet (opzegging of wijziging account)

  1. Een account kan door de betrokkene op ieder gewenst moment worden opgezegd.
  2. Betrokkene kan verzoeken het account te verwijderen of de opgegeven informatie wijzigen.
  3. Elke nieuwsbrief bevat een instructies om zich voor de nieuwsbrief af te melden.
  4. Betrokkene mag de GSV te allen tijde inzage verzoeken in de persoonsgegevens.
  5. Ook kan betrokkene verzoeken zijn of haar persoonsgegevens te verbeteren, aan te vullen, te verwijderen of af te schermen indien deze onjuist, onvolledig of irrelevant zijn, of anderszins in strijd met een wettelijk voorschrift worden verwerkt.
  6. Betrokkene heeft het recht bezwaar te maken tegen de verwerking van de persoonsgegevens.
  7. Wanneer betrokkene toestemming heeft gegeven voor de verwerking van zijn/haar persoonsgegevens dan heeft betrokkene het recht deze toestemming in te trekken.
  8. Ook heeft betrokkene het recht op gegevensoverdraagbaarheid.

Klachten over de manier waarop de GSV met persoonsgegevens omgaat, kunnen bij de GSV worden gemeld.

Betrokkene heeft ook het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

 

De GSV kan ervoor kiezen om bepaalde persoonsgegevens niet (direct) te verwijderen indien dit -gezien de wettelijke bewaartermijnen – verplicht is, en het bewaren van deze gegevens geen onevenredige inbreuk maakt op uw privacy.

 

  1. Geen verkoop van persoonsgegevens.

De GSV zal de persoonsgegevens nooit verkopen, verspreiden of leasen aan derden, voor welk doel ook.

Uitsluitend indien de GSV hiertoe wettelijk is verplicht, worden persoonsgegevens verstrekt aan toezichthouders, fiscale autoriteiten en opsporingsinstanties. De GSV zal in dergelijke gevallen passende maatregelen nemen die redelijkerwijs nodig zijn om te waarborgen dat uw gegevens zo goed mogelijk worden beschermd.

 

  1. Hoe beveiligt de GSV de gegevens?

De GSV gaat uiterst zorgvuldig om met uw persoonsgegevens. Wij hebben verschillende passende technische en organisatorische maatregelen genomen om uw persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies of onrechtmatig gebruik, die gezien de daarmee gemoeide kosten en de aard van de persoonsgegevens redelijk zijn. Zo beveiligen wij onze systemen en applicaties volgens de geldende standaarden voor informatiebeveiliging bij twee webhosting bedrijven.

 

  1. PC-Extreme (webhosting) voldoet volledig aan de eisen van de AVG. De GSV heeft een getekende verwerkerovereenkomst met PC-Extreme
  2. Hostingbaas (webhosting) voldoet volledig aan de eisen van de AVG. De GSV heeft een getekende verwerkerovereenkomst met Hosting

Voor vragen, bezwaren, verzoeken tot inzage, correctie en/of verwijdering van persoonsgegevens:

 

GSV Vakantiekring De Oase

Diana 9

6681 PK  Bemmel

info@vakantiekringdeoase.nl

Tel: 06-12201531